Zināšanu krātuve - jautājumi un atbildes par projektiem

Zināšanu krātuve - jautājumi un atbildes par projektiem

Projekta plānošana

Projekta dokumentācija

Iepirkumu organizēšana

Projekta finanšu vadība 

Projekta izmaiņas

Publicitātes pasākumi

 

Projekta plānošana

 

1. jautājums: Kā saprast, vai mana projekta ideja ir atbalstāma un var pretendēt un ES struktūrfondu vai citu finanšu instrumentu atbalstu?

 

Atbilde: Projektu finansētāji lielu nozīmi piešķir tiem projektiem, kuru īstenošana veicina labas pieredzes apmaiņu, zināšanu tālāknodošanu, inovatīvo pasākumu un dažādu metožu attīstību u.c., tāpēc, formulējot projekta ideju, ir būtiski sniegt skaidras atbildes uz vairākiem svarīgiem jautājumiem:

  • Kādu problēmu atrisinās projekts?
  • Kāds ir projekta mērķis un sagaidāmie rezultāti?
  • Kas ir projekta mērķauditorija?
  • Kādi ir projekta sagaidāmie kvantitatīvie un kvalitatīvie indikatori?
  • Kāda ir projekta ietekme uz konkrēto mērķa grupu un esošo situāciju kopumā?

Domājot par iespēju piesaistīt finansējumu, jāapsver idejas atbilstība novada attīstības programmai, kā arī saderība ar ES struktūrfonda aktivitātēm.

 

2. jautājums: Kā man rīkoties, lai saplānotu projektam nepieciešamos resursus (cilvēki, laiks, finanses)?

 

Atbilde: Resursu plānošana tiek veikta pēc projekta gaitas plānošanas. Projekta gaitas plānu sākotnēji ieteicams sagatavot kā norišu tabulu, iekļaujot tajā katras norises ilgumu dienās un ievērojot atbilstošu norišu secību. Balstoties uz šo gaitas plānu, tālāk tiek plānoti projektam nepieciešamie resursi. Projekta finanšu plānošanas ietvaros ir jāsagatavo finanšu plāns, kas ietver projekta budžeta plānu un naudas plūsmas plānu. Savukārt projekta vadības komanda neformāli veidojas jau projekta sākotnējās izstrādes stadijā – laikā, kad tiek apspriestas, analizētas projekta idejas, noteikts projekta mērķis. Resursu plānošanas posmā šis process tiek formalizēts, noteiktiem cilvēkiem paredzot noteiktas funkcijas.

 

3. jautājums: Kā sastādīt projekta budžeta plānu? Kādu informāciju nepieciešams   iekļaut?

 

Atbilde: Projekta budžets ir viena no tām projekta sastāvdaļām, kur novirzes no plāna projekta īstenotājam var radīt zaudējumus. Projekta budžeta plāns sastāv no ieņēmumu daļas un izdevumu daļas. Ieņēmumu daļā mēs iekļaujam pieejamā ES struktūrfonda finansējuma prognozi, to finansējuma apjomu, kas pieejams pašiem projekta īstenotājiem un projekta finansiālo ienākumu vai ieguvumu prognozi. Izdevumu daļā iekļaujam projekta attiecināmo izdevumu prognozi un projekta neattiecināmo izdevumu prognozi. Plānojot projekta budžetu, ieteicams ievērot šādus galvenos principus:

  • Budžetam ir jābūt tieši saistītam ar projekta mērķi – finanses ir līdzeklis mērķa sasniegšanai;
  • Plānotajām izmaksām ir jābūt tieši saistītiem ar projekta plānotajām norisēm;
  • Veicot izmaksu aprēķinu ir jāņem vērā projektu potenciāli ietekmējošie finansiālie riski – inflācija, darba algu pieaugums u.c.;
  • Ir jāievēro precizitāte – divas zīmes aiz komata;
  • Izmaksu aprēķins ir jāizstrādā visam projekta dzīves ciklam;
  • Projekta pieteikuma budžetā jāiekļauj gan attiecināmās aktivitātes, gan neattiecināmās aktivitātes, kas pilnā apmērā (100%) tiks segtas no paša projekta īstenotāja finanšu resursiem.

4. jautājums: Kam jābūt paveiktam, lai uzsāktu projekta pieteikuma sagatavošanu?

 

Atbilde: Lai uzsāktu projekta pieteikuma sagatavošanu ir jābūt skaidrai un izsvērtai projekta idejai, skaidram finansējuma avotam, programmai, aktivitātei, sagatavotam projekta struktūrplānam, saplānotai projekta gaitai un nepieciešamajiem resursiem. Kad tas izdarīts var sākt sagatavot projekta pieteikumu un saistītos dokumentus, atbilstoši projekta konkursa nolikumā vai noteikumos rakstītajam.

 

Projekta dokumentācija

 

5. jautājums: Kāda veida projekta dokumentāciju nepieciešams izstrādāt un                                              uzglabāt?

 

Atbilde: Projektu uzsākot, ir jāsastāda plānoto dokumentu saraksts atbilstoši katrai paredzamajai darbībai, kā arī jāvienojas par dokumentu aprites kārtību un ar to saistītajām atbildīgajām personām. Parasti visus projekta dokumentus var iedalīt šādos veidos – grāmatvedības dokumenti, iepirkuma dokumentācija, administrēšanas dokumenti un aktivitātes pamatojošie dokumenti. Projekta dokumentu uzglabāšanas laiks parasti tiek noteikts daudz garāks par pašu projekta īstenošanas laiku, tāpēc īpaši liela uzmanība jāpievērš dokumentu uzglabāšanai. Projekta īstenošanas laikā dažāda veida dokumenti var glabāties pie dažādiem atbildīgajiem darbiniekiem, tomēr jebkurā brīdī ir jābūt iespējai tos skaidri identificēt un nošķirt no pašvaldības dokumentu plūsmas.

 

Iepirkumu organizēšana

 

6. jautājums: Cik ilgu laiku pirms vēlamā līguma slēgšanas datuma nepieciešams izsludināt iepirkuma konkursu?

 

Atbilde: Izsludinot iepirkuma konkursu, jāņem vērā, ka no iepirkuma uzsākšanas līdz līguma slēgšanai ar konkursa uzvarētāju var paiet no 1-6 mēnešiem atkarībā no izvēlētās procedūras un iepirkuma norises. Tāpēc, plānojot līguma noslēgšanas termiņu, jāņem vērā gan iepirkuma procedūru norises termiņi (piemēram, procedūra var beigties bez rezultātiem), gan piedāvājumu vērtēšanai nepieciešamais laiks (piemēram, iesniegts liels skaits piedāvājumu), gan arī iespēja, ka par jūsu iepirkumu tiks iesniegta pretenzija IUB.

 

7. jautājums: Kādiem dokumentiem jābūt iekļautiem iepirkuma dokumentācijā?

 

Atbilde: Parasti projekta iepirkuma dokumentācijā ietilpst tehniskā specifikācija un nolikums ar pielikumiem, piemēram, paredzamā līguma projektu.

 

Projekta finanšu vadība

 

8. jautājums: Kādi priekšnoteikumi jāievēro, nodrošinot projekta finanšu vadību?

 

Atbilde: Projekta grāmatvedības organizācija būtiski neatšķiras no iestādes vai uzņēmuma grāmatvedības. Projektu grāmatvedībai vienīgā atšķirība ir īpašie finansējuma devēja noteikumi attiecībā par dokumentu identifikāciju, finansējuma un pamatlīdzekļu uzskaiti. Ar projekta ieviešanu saistītiem ieņēmumiem un izdevumiem, naudas plūsmai, aktīviem un pasīviem finansējuma saņēmēja un tā partneru grāmatvedības uzskaitē jābūt: identificējamiem, nodalītiem un pārbaudāmiem. Svarīgākais projekta finanšu vadības elements ir projekta izmaksu kontrole.

 

Projekta izmaiņas

 

9. jautājums: Kā rīkoties, ja projekta pieteikumā nepieciešams veikt izmaiņas?

 

Atbilde: Noslēdzot vienošanos ar finansējuma devēju, projekta īstenotājs apņemas, ka projekts tiks ieviests saskaņā ar projekta pieteikumu, budžetu un atbilstoši līguma nosacījumiem. Taču projekta īstenošanas laikā nereti rodas situācijas, kad kādu no plānotajām darbībām ieviest nav iespējams, jo mainījušies ārējie apstākļi. Pirmkārt, pirms izmaņu veikšanas nepieciešams iepazīties ar projekta līguma nosacījumiem – kādas izmaiņas vispār ir pieļaujamas, kāda ir grozījumu pieprasījuma iesniegšanas kārtība. Otrkārt, projekta izmaiņu pieprasījumu ir jāiesniedz rakstiski. Izmaiņu pieprasījumā jāpaskaidro projekta realizēšanas gaitā izveidojusies situācija, jāmin nepieciešamās izmaiņas un jāsniedz to pamatojums. Ieteicams norādīt, kādas darbības un to ieviešanas nosacījumi ir minēti līgumā (projekta iesniegumā, budžetā), kādus nosacījumus jāmaina, kāda būtu līguma grozījumu būtība.

 

Publicitātes pasākumi

 

10. jautājums: Kur iespējams detalizēti iepazīties ar projekta publicitātes pasākumu prasībām?

 

Atbilde: Ar ESF, ERAF un KF projektu publicitātes pasākumu prasībām var iepazīties LR Finanšu ministrijas uzturētājā interneta mājas lapā http://www.esfondi.lv .